Waar moeten facturen aan voldoen voor de btw-administratie?
Ben je een beginnend ondernemer? Grote kans dat je zelf de facturen verstuurt naar jouw klanten. Waarschijnlijk weet je ook dat er het een en ander aan informatie in de factuur dient te worden vermeld, maar weet je eigenlijk ook welke dat zijn? Het is van groot belang dat je facturen voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt. Sterker nog, je btw-administratie klopt pas als de facturen ook daadwerkelijk aan de eisen voldoen.
In deze blog vertellen we wat het belang is van een kloppende factuur en benoemen we alle posten die op de factuur moeten staan om te kunnen spreken van een correcte factuur.
Waarom moet een factuur volledig kloppen?
In feite is het een open deur intrappen, maar een factuur dient volledig en correct te zijn om juridische en fiscale problemen te voorkomen. Een foutieve factuur kan namelijk zorgen voor miscommunicatie, fouten en zelfs boetes door de Belastingdienst.
Met name wanneer je zelf de btw-administratie op orde wilt hebben is het van groot belang dat de facturen die je verstuurt ook daadwerkelijk voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt. Zo voorkom je problemen bij een btw-controle.
Wat moet je vermelden op facturen?
Maar wat moet er zoal op die factuur komen? En waar moet je nog meer rekening mee houden om ervoor te zorgen dat de factuur voldoet aan de wettelijke eisen en professioneel overkomt? We hebben alle essentiële onderdelen die niet mogen ontbreken op een factuur voor je op een rij gezet:
1. Identificatiegegevens van de onderneming
- Je volledige naam en die van je afnemer: Vermeld de juridische naam van zowel jouw bedrijf als de klant. Als de handelsnaam gebruikt wordt, moet deze wel geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel in combinatie met het adres en de woonplaats.
- Je volledige adres en dat van je afnemer: Dit moet het adres inclusief plaats zijn waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende om alleen een postbusnummer te vermelden.
- Je btw-identificatienummer: Dit nummer begint altijd met ‘NL’. Bij fiscale eenheden moet het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert, op de factuur staan.
- Je KvK-nummer: Indien je bij de KvK bent ingeschreven, moet ook je inschrijvingsnummer worden vermeld.
2. Factuurspecificaties
- De datum waarop de factuur is uitgereikt: Dit is de datum waarop de factuur officieel wordt verzonden naar de klant.
- Een uniek factuurnummer: Gebruik opeenvolgende nummers voor jouw facturen, eventueel met meerdere reeksen. Zorg ervoor dat elk nummer maar één keer voorkomt om verwarring te voorkomen. Bijvoorbeeld: 2024-0114, en dan de volgende 2024-0115.
3. Gegevens over de geleverde goederen of diensten
- Als je goederen levert: Vermeld duidelijk wat voor goederen je hebt geleverd en hoeveel dit er waren. Bijvoorbeeld: 15 fietsen of 150 kaarsenhouders.
- Als je diensten levert: Beschrijf wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang daarvan. Bijvoorbeeld: 1 massage van 1 uur of het ophogen van een tuin van 50 m² met 30 cm aan grond.
- De datum van levering: Dit kan de datum zijn waarop de goederen of diensten zijn geleverd of de datum van een vooruitbetaling.
4. Factuurbedrag en de btw
- Het bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw: Dit is het bedrag dat de klant verschuldigd is zonder de btw.
- Het btw-tarief dat van toepassing is: Vermeld welk btw-tarief van toepassing is op de geleverde goederen of diensten (bijv. 21%, 9%, 0%).
- Het btw-bedrag: Vermeld het btw-bedrag dat over het factuurbedrag wordt berekend. Dit kan per tarief gespecificeerd worden als er verschillende btw-tarieven worden toegepast.
Meer weten over het opmaken van de perfecte factuur?
Een correcte en goed opgemaakte factuur is niet alleen essentieel voor uw btw-administratie, het voorkomt ook misverstanden en geeft jouw klanten een helder beeld van hetgeen je voor hen hebt gedaan.
Heb je moeite met het opstellen van facturen die aan alle eisen voldoen? Of heb je vragen over welke gegevens precies verplicht zijn en hoe je ze op de juiste manier kunt vermelden? Onze boekhouders vertellen er graag meer over. Neem dan ook contact met ons op of plan een afspraak in.
Meer interessante blogs:
Auto leasen zakelijk: 5 voordelen
Wat is winst uit onderneming en hoe wordt het berekend?
Belastingvoordelen voor startende ondernemers
Hoe ga je als werkgever om met Remote Werken?
De KOR wijzigt in 2025: Dit verandert er voor jou
5 redenen om de boekhouding uit te besteden
Heeft u als zzp’er een boekhouder nodig?
5 redenen om een zakelijke rekening te openen
Wat zijn aftrekbare posten en waar kunt u ze vanaf trekken?
Overzichtelijke boekhouding opzetten voor zzp’ers
Wat is cashflow?
Uurloon berekenen: belang en berekening
Het verschil tussen een boekhouder en accountant: wie heb ik nodig?
Wegwijs Administratie beschikt over een NOAB-certificering
Aangifte vennootschapsbelasting doen: Waar u op dient te letten
Belastingaangifte laten doen: Wat komt daarbij kijken?
Top 5 beste boekhoudprogramma’s voor zpp’ers in 2024
Rekenvoorbeeld btw berekenen
Aan de slag als zzp’er of freelancer?
Hoe werkt btw verleggen?
BV oprichten zo doe je dat
Wat zijn beperkt aftrekbare kosten voor ondernemers?
Nieuwe box 3 regels vanaf 2024