Wat is een VAT nummer?

Laten we meteen met de deur in huis vallen: ja, in Nederland is een VAT nummer hetzelfde als een btw-nummer. “VAT” staat voor “Value Added Tax”, oftewel: belasting over toegevoegde waarde. In het buitenland heet het dus VAT, hier noemen we het btw. Maar of je nu een webshop runt, freelancer bent of werkt met internationale leveranciers, als je over de grens zakendoet, dan ontkom je niet aan het gebruik van een VAT nummer. Een typisch VAT nummer in Nederland ziet er zo uit: NL001234567B01. Je vindt dit nummer ook wel terug als btw-identificatienummer.

Stel je levert een dienst aan een klant in Duitsland, of je koopt software van een bedrijf in België. Dan wil je natuurlijk dat je factuur klopt en dat je de btw juist verwerkt. Dat is wanneer het VAT nummer een belangrijke rol speelt.
Met een correct VAT nummer op je factuur:

• voorkom je btw-problemen met de Belastingdienst.
• toon je aan dat je handelt met een bedrijf (en geen particulier).
• kun je btw verleggen binnen de EU.
• bewijs je je eigen betrouwbaarheid als ondernemer.

Kortom, het lijkt een klein detail, maar het is cruciaal in je internationale boekhouding.

Je wilt natuurlijk zeker weten dat je te maken hebt met een echte onderneming, en niet met een spookbedrijf. Gelukkig kun je eenvoudig een VAT nummer controleren via het VIES-systeem van de EU.

Zo werkt het:

1. Ga naar deze website: Vies on-the-Web – European Commission.
2. Kies het land en vul het VAT nummer in.
3. Klik op “verifiëren”.
4. Je ziet direct of het nummer klopt én bij welk bedrijf het hoort
   Simpel en het bespaart je een hoop gedoe achteraf!

Goede vraag. Als je in Nederland ondernemer bent (en btw-plichtig), krijg je automatisch een VAT nummer van de Belastingdienst zodra je je inschrijft bij de KvK. Je hoeft het dus niet zelf aan te vragen. Je ontvangt dan twee nummers:

• Het btw-identificatienummer (dit is je VAT nummer, voor op je facturen).
• Het omzetbelastingnummer (gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst).

Let op: op je facturen en je website gebruik je het btw-identificatienummer.

Wil je een VAT nummer opzoeken van een klant of leverancier? Dan heb je een paar opties:

• Vraag het op (het hoort op elke zakelijke factuur te staan).
• Check hun website of contactpagina.
• Gebruik opnieuw het VIES-systeem.

Pro-tip: sla een controle op voor je administratie. Dat laat zien dat jij je zaakjes op orde hebt.

In Nederland hoef je geen aparte aanvraag te doen. Je VAT nummer krijg je automatisch van de Belastingdienst na je KvK-inschrijving.

Maar werk je veel met buitenlandse partijen? Dan is het goed om te checken of je VAT nummer al geactiveerd is voor intracommunautaire leveringen (binnen de EU). Is dat niet zo? Neem dan contact ons op en we regelen het voor je.

Lever je producten zoals kleding of eten aan klanten in andere EU-landen? Ook dan is het VAT nummer belangrijk. Het bepaalt:

• Of je btw moet rekenen aan de klant.
• Of je gebruik mag maken van de verleggingsregeling.
• Of je klant een particulier of bedrijf is.

De regel: bij levering aan bedrijven gebruik je het VAT nummer. Bij levering aan consumenten gelden andere btw-regels (zoals de OSS-regeling).

Het VAT nummer lijkt misschien een detail, maar het is een cruciaal onderdeel van je administratie als je internationaal werkt.

Of je nu een leverancier in Duitsland checkt, een factuur stuurt naar België of een webshop runt met Europese klanten, een kloppend en gecontroleerd VAT nummer zorgt dat jij stevig staat en voorkomt problemen met de Belastingdienst.

Twijfel je of je VAT nummer correct is? Weet je niet zeker of je goed zit met je facturatie? Of wil je gewoon dat iemand even met je meekijkt? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag! Je staat er niet alleen voor. Wij zorgen dat jouw administratie klopt, en jij je kunt richten op wat je het liefst doet, namelijk ondernemen.