Wat zijn representatiekosten?
Een zakenlunch met een klant, een bos bloemen voor een opening of een kop koffie bij een netwerkevenement, het lijken kleine uitgaven, maar ze vallen onder een grotere categorie: representatiekosten. Veel ondernemers vragen zich af: Wat zijn representatiekosten precies? Zijn representatiekosten aftrekbaar? En hoe zit het met de btw op deze kosten?
In dit artikel leggen we het helder voor je uit. We geven praktische voorbeelden, behandelen de regels van de Belastingdienst en vertellen wat je als ondernemer of zzp’er wel en niet mag aftrekken. En heb je daarna nog vragen? Wij staan als boekhouders voor je klaar.
Wat zijn representatiekosten precies?
Representatiekosten zijn zakelijke uitgaven die je maakt om je bedrijf goed voor de dag te laten komen of om relaties met klanten te onderhouden. Denk aan:
- Eten en drinken buiten de deur
- Cadeaus aan klanten (tot op zekere hoogte)
- Relatie-evenementen of open dagen
- Koffie, thee en fris voor bezoekers
- Bloemen of andere attenties
Deze kosten maken een professionele indruk, maar de Belastingdienst is hier streng op. Want representatiekosten kunnen ook een persoonlijk voordeel opleveren en dat maakt het lastig met aftrekbaarheid.
Zijn representatiekosten aftrekbaar?
Ja, representatiekosten zijn aftrekbaar, maar beperkt. De Belastingdienst ziet deze kosten als gemengde kosten: ze hebben zowel een zakelijk als een privékarakter. Daarom geldt er een drempelbedrag of een forfaitaire aftrekbeperking.
Hoe werkt representatiekosten aftrekbaar maken?
Je mag 80% van de representatiekosten aftrekken, óf je kiest ervoor om een vast bedrag per jaar niet af te trekken (de drempelregeling). Die drempel is:
- €4.800 voor bv’s en nv’s
- €4.800 of 0,4% van de omzet voor eenmanszaken en vof’s (je kiest zelf)
Let op: zijn je representatiekosten hoger dan de drempel? Dan mag je over het bedrag daarboven alsnog 80% aftrekken. Bij lagere kosten is het vaak slimmer om gewoon direct 80% van alles af te trekken.
Representatiekosten aftrek en btw-regels
| Kostenpost | Aftrek kosten inkomstenbelasting | Aftrek kosten vennootschapsbelasting | BTW aftrekbaar? |
|---|---|---|---|
| Eten & drinken met klant buiten de deur | 80% (of via drempel) | 80% (of via drempel) | Nee |
| Bloemen bij opening | 80% | 80% | Soms* |
| Cadeau tot €227 per relatie p/jaar | 100% (binnen grens) | 100% (binnen grens) | Alleen als klant btw mag aftrekken |
| Koffie/thee op kantoor voor bezoek | 100% | 100% | Ja |
| Representatiekosten kleding | Nee | Nee | Nee |
*Btw op representatiekosten is alleen aftrekbaar als het cadeau of de dienst ook door de ontvanger zakelijk aftrekbaar zou zijn. Bij twijfel: neem contact met ons op.
Wat valt onder representatiekosten volgens de Belastingdienst?
De Belastingdienst hanteert een duidelijke lijn. Onder representatiekosten vallen:
- Zakenlunches of diners
- Consumpties tijdens netwerkbijeenkomsten
- Kosten voor relatiegeschenken
- Reclame-uitgaven met een persoonlijk karakter
- Attenties zoals bloemen of kleine cadeaus
Niet onder representatiekosten vallen bijvoorbeeld reiskosten, advertentiekosten of vaste kantoorvoorzieningen, die zijn meestal volledig aftrekbaar.
Representatiekosten en btw: mag je die terugvragen?
De btw op representatiekosten is vaak niet aftrekbaar. Zeker bij eten en drinken buiten de deur is de regel streng: de btw mag je niet terugvragen. Dit geldt bijvoorbeeld voor een lunch met een klant, zelfs als het volledig zakelijk is.
Er zijn uitzonderingen. Btw op koffie, frisdrank en snacks op kantoor voor klanten of relaties is wél aftrekbaar. En ook voor relatiegeschenken kun je in sommige gevallen de btw terugvragen maar alleen als je klant zelf btw-plichtig is.
Hulp nodig bij representatiekosten?
Afspraak inplannen
Voorbeelden van representatiekosten
Een paar herkenbare situaties:
- Lunch met een klant in een restaurant: je mag 80% van de kosten aftrekken, maar de btw niet.
- Open dag op kantoor, met catering: ook hier geldt: 80% aftrekbaar, btw in veel gevallen niet.
- Bos bloemen voor een nieuwe klant: valt onder representatiekosten. Kosten zijn beperkt aftrekbaar, btw alleen als de klant btw-plichtig is.
- Boek of cadeau onder €227: valt vaak onder relatiegeschenken, hier kun je soms 100% kosten + btw aftrekken.
Representatiekosten voor zzp’ers en de bv
Of je nu zzp’er, eenmanszaak of bv hebt: de regels rond representatiekosten blijven grotendeels hetzelfde. Het verschil zit vooral in de manier waarop je de drempel toepast. Als zzp’er kies je tussen een vast bedrag (€4.800) of een percentage van je omzet. Voor de bv is het altijd een vaste drempel of 80%-regeling.
Let op: bij een bv is het belangrijk om de kosten niet dubbel te boeken (zowel privé als zakelijk). Als boekhouder kunnen we je daar natuurlijk bij helpen.
Representatiekosten kleding
Kleding is alleen aftrekbaar als het een uniform is of kleding met duidelijk zichtbaar bedrijfslogo (minimaal 70 cm²). Dus een net pak voor klantbezoeken? Helaas, niet aftrekbaar.
Representatiekosten eten en drinken
Dit is de bekendste categorie en meteen de lastigste. Zakelijke etentjes voelen logisch, maar zijn beperkt aftrekbaar. De btw is vrijwel nooit aftrekbaar, tenzij het op je eigen kantoor plaatsvindt.
Representatiekosten en werkkostenregeling (WKR)
Geef je iets aan je werknemers, zoals een borrel of kerstlunch? Dan vallen die uitgaven meestal onder de werkkostenregeling (wkr) en gelden andere fiscale regels. Ook hier geldt: check goed of het voordeel bij de werknemer terechtkomt.
Representatiekosten aftrekbaar, maar let op de regels
Representatiekosten maken onderdeel uit van je zakelijke uitgaven, maar de Belastingdienst is kritisch. Je mag ze niet 100% aftrekken en de btw is meestal niet terug te vorderen. Toch zijn er genoeg mogelijkheden om slim met deze kosten om te gaan, zolang je weet hoe het zit.
Twijfel je of jouw kosten onder representatie vallen, of hoe je ze het beste in je administratie verwerkt? Wij denken graag met je mee. Als ervaren boekhouders zorgen we dat jij geen aftrekpost laat liggen en netjes binnen de regels blijft.
Neem gerust contact met ons op, dan kijken we samen hoe jij fiscaal het meeste uit je kosten haalt.